チェックインで説明したはずなのに、5分後に同じことを聞かれる
「Wi-Fiのパスワードは何ですか？」「朝食は何時からですか？」「チェックアウトは何時ですか？」── チェックイン時に口頭で説明したにもかかわらず、部屋に入った直後にフロントに電話がかかってくる。外国人ゲストに限らず、日本人ゲストでも起きることですが、言語の壁がある場合はさらに頻度が上がります。
口頭での説明は、聞き取れなかった部分を確認する手段がありません。解決策はシンプルで、必要な情報を1枚の紙にまとめて渡すことです。この記事では、チェックイン時にゲストに渡す多言語チェックリストのテンプレートを用意します。
チェックリストに載せるべき情報
情報を詰め込みすぎると読まれません。A4用紙1枚（またはA5カード両面）に収まる量に絞ることが重要です。以下の項目を優先度順に並べます。
必須項目（これだけは載せる）
- Wi-Fi ネットワーク名とパスワード
- 朝食の時間と場所
- チェックアウト時刻
- フロントの電話番号（内線）
- 緊急連絡先（119番・110番の説明）
推奨項目（スペースがあれば）
- 大浴場の利用時間と場所
- ランドリーの場所と料金
- 喫煙所の場所（全館禁煙の場合はその旨を明記）
- 最寄りのコンビニ・ATMの場所
- ゴミの分別ルール
4言語チェックリスト テンプレート
以下のテンプレートは、日本語・英語・中国語・韓国語の4言語を並べたレイアウトです。空欄部分に自施設の情報を記入してください。
Wi-Fi
Wi-Fi ネットワーク / Network / 网络 / 네트워크: [_______________] パスワード / Password / 密码 / 비밀번호: [_______________]
朝食 / Breakfast / 早餐 / 조식
時間 / Time / 时间 / 시간: [__:__] - [__:__] 場所 / Location / 地点 / 장소: [_______________]
チェックアウト / Check-out / 退房 / 체크아웃
時刻 / Time / 时间 / 시간: [__:__] ルームキーはフロントにお返しください。 Please return the room key to the front desk. 请将房卡归还前台。 룸 키는 프론트에 반납해 주세요.
フロント / Front Desk / 前台 / 프론트
内線 / Ext. / 内线 / 내선: [___] 24時間対応 / 24-hour service / 24小时服务 / 24시간 운영 お困りのことがあればお電話ください。 Please call if you need any assistance. 如需帮助请拨打电话。 도움이 필요하시면 전화해 주세요.
緊急時 / Emergency / 紧急情况 / 긴급 상황
火事・救急 / Fire, Ambulance: 119 警察 / Police: 110 フロントにもご連絡ください。 Please also contact the front desk. 请同时联系前台。 프론트에도 연락해 주세요.
追加項目のテンプレート
大浴場 / Public Bath
大浴場 / Public Bath / 大浴场 / 대욕장
場所 / Location / 地点 / 장소: [_______________] 利用時間 / Hours / 开放时间 / 이용시간: [__:__] - [__:__] タオルは客室からお持ちください。 Please bring towels from your room. 请从客房带毛巾。 객실에서 수건을 가져와 주세요. 入浴前にかけ湯をしてください。 Please rinse your body before entering the bath. 入浴前请先冲洗身体。 입욕 전에 몸을 헹궈 주세요.
喫煙 / Smoking
喫煙 / Smoking / 吸烟 / 흡연
館内は全館禁煙です。 This is a non-smoking facility. 馆内全面禁烟。 관내는 전관 금연입니다. 喫煙所 / Smoking area / 吸烟处 / 흡연소: [_______________]
ゴミの分別 / Garbage Separation
ゴミの分別 / Garbage / 垃圾分类 / 쓰레기 분리
燃えるゴミ / Burnable / 可燃垃圾 / 타는 쓰레기 ペットボトル / Plastic bottles / 塑料瓶 / 페트병 缶・ビン / Cans, Bottles / 罐・瓶 / 캔・병 分別にご協力ください。 Please separate your garbage. 请配合垃圾分类。 분리수거에 협조해 주세요.
レイアウトのコツ
テンプレートの内容を1枚に収めるためのレイアウト上のポイントをまとめます。
4言語を横並びではなく縦に積む
横に4列並べると1言語あたりの幅が狭くなり、特に中国語と韓国語が読みにくくなります。各項目ごとに4言語を縦に並べるレイアウトの方が可読性が高くなります。
数字と固有名詞は大きく
Wi-Fiパスワード、時刻、電話番号は、言語に関係なく読み取れる情報です。フォントサイズを本文より大きくし、太字にしてください。
A5サイズ・両面印刷がベスト
A4だと大きすぎて捨てられやすく、名刺サイズだと情報が入りきりません。A5（A4の半分）を両面印刷し、表面に必須項目、裏面に追加項目を配置するのが実用的です。ラミネート加工すれば繰り返し使えます。
言語ごとに色分けする
日本語は黒、英語は青、中国語は赤、韓国語は緑など、言語ごとにテキストカラーを変えると、ゲストが自分の言語を一目で見つけられます。ただし、背景色との組み合わせで読みにくくならないよう注意してください。
デジタル版チェックリストの選択肢
紙のチェックリストには「コストがかかる」「情報更新のたびに刷り直しが必要」というデメリットがあります。以下の方法で補完できます。
QRコード方式
チェックリストの内容をWebページとして作成し、そのURLをQRコードにしてカードキーのホルダーに印刷する方法です。ゲストがスマートフォンで読み取ると、自分の端末で情報を確認できます。情報の更新もWeb側を修正するだけで済み、印刷し直す必要がありません。
事前チェックインとの連携
事前チェックインシステムを導入している場合、チェックリストの内容をチェックイン完了画面や確認メールに自動で含めることができます。ゲストは到着前にすべての情報を把握でき、フロントでの説明時間がさらに短縮されます。
スマートフォンの充電が切れた場合やWi-Fi接続前の段階では、紙のチェックリストが唯一の情報源になります。デジタル化を進める場合でも、紙版を完全に廃止するのは避けてください。
チェックリスト導入の効果
チェックリストを渡す運用を導入した施設では、チェックイン後のフロントへの問い合わせ件数が減少する傾向があります。特にWi-Fiパスワードと朝食時間に関する電話は、チェックリストに記載するだけでほぼなくなります。
作成にかかる時間は、本記事のテンプレートをベースにすれば30分程度です。施設固有の情報を埋め、A5サイズに整形し、印刷するだけで運用を開始できます。「説明したはずなのに聞かれる」というストレスを仕組みで解消する、最も手軽な方法です。