予約確認メールの英語テンプレート── OTA経由・直予約それぞれ

予約確認メールが「印象」を左右する

予約が入った瞬間から、ゲストとの関係は始まっています。OTAの自動返信だけで済ませている施設も多いですが、施設から直接送る確認メールがあると、ゲストの期待値と安心感が大きく変わります。

特に海外からの予約は、チェックイン時間やアクセス方法が不明確なまま来日するケースが少なくありません。事前に英語で情報を伝えておくことで、当日のフロント対応もスムーズになります。

この記事では、OTA経由の予約と直予約の2パターンに分けて、コピペで使えるメールテンプレートを紹介します。

直予約向け：予約確認メール（フルテンプレート）

自社サイトや電話で直接予約を受けた場合に送るメールです。予約内容、チェックイン方法、アクセス、キャンセルポリシーをすべて網羅しています。

Subject: Reservation Confirmation - [Hotel Name] / [Confirmation #]

Dear [Guest Name],

Thank you for choosing [Hotel Name]. We are pleased to confirm
your reservation as follows:

━━━ Reservation Details ━━━
Confirmation Number: [XXXXX]
Check-in:  [Date], from 3:00 PM
Check-out: [Date], by 11:00 AM
Room Type: [Twin Room / Double Room / Japanese-style Room]
Guests:    [2 adults]
Plan:      [Breakfast included / Room only]
Total:     [¥XX,XXX] (tax included)

━━━ Check-in Information ━━━
Please present your passport or residence card at check-in.
A registration form will be provided at the front desk.

If you plan to arrive after 6:00 PM, please let us know
in advance so we can hold your room.

━━━ Access ━━━
Address: [Full address in English]

From [Station Name] Station:
- 5-minute walk from the East Exit
- Taxi: approximately 3 minutes (about ¥800)

From [Airport Name] Airport:
- [Airport Bus / Train] to [Station Name] Station
  (approximately [XX] minutes)

━━━ Cancellation Policy ━━━
- 7 days before arrival: Free cancellation
- 3-6 days before arrival: 30% of the total
- 1-2 days before arrival: 50% of the total
- Day of arrival / No-show: 100% of the total

━━━ Contact ━━━
Phone: +81-[XXX]-[XXX]-[XXXX]
Email: [reservation@example.com]

We look forward to welcoming you.

Best regards,
[Staff Name]
[Hotel Name]

件名に "Reservation Confirmation" とホテル名、確認番号を入れると、ゲストがメールを検索しやすくなります。"Booking" ではなく "Reservation" を使うのが一般的です。

OTA経由：補足メールテンプレート

Booking.comやExpediaなどOTA経由の予約には、OTA側から自動で確認メールが送られます。施設から別途送る場合は、予約内容の繰り返しは不要です。OTAに載っていない情報――アクセスの詳細や事前チェックインの案内――に絞って伝えましょう。

Subject: Welcome Information - [Hotel Name]

Dear [Guest Name],

Thank you for your reservation through [Booking.com / Expedia].
We look forward to your stay with us.

Here is some additional information to help you prepare
for your visit:

━━━ Check-in ━━━
Check-in time: from 3:00 PM
If you arrive before 3:00 PM, we can store your luggage
at the front desk.

Late arrival (after 8:00 PM):
Please let us know so we can make arrangements.

━━━ Getting Here ━━━
Our hotel is a 5-minute walk from [Station Name] Station
(East Exit).

If you are coming from the airport, we recommend:
- [Train line name] to [Station Name]
  (approximately [XX] minutes, ¥[X,XXX])

A map is attached to this email.
[Or: You can find directions on our website: URL]

━━━ Helpful Tips ━━━
- Free Wi-Fi is available throughout the hotel.
- The public bath (onsen) is open from 3:00 PM to midnight
  and 6:00 AM to 9:00 AM.
- Convenience stores are located within a 2-minute walk.

If you have any questions or special requests,
please feel free to reply to this email.

Best regards,
[Staff Name]
[Hotel Name]
Tel: +81-[XXX]-[XXX]-[XXXX]

パーツ別：よく使う定型文

テンプレートをカスタマイズする際に使える、場面ごとの定型文を紹介します。

チェックイン時間の案内

アクセス案内

キャンセルポリシー

特別リクエストの確認

まとめ：メールは「情報提供」に徹する

予約確認メールで意識すべきポイントは3つです。

1. 必要な情報を漏れなく伝える ── チェックイン時間、アクセス、キャンセルポリシーは必須項目です
2. 過剰な営業をしない ── アップセル（部屋のアップグレード提案など）は別のメールで行いましょう。確認メールは情報提供に徹してください
3. 連絡先を明記する ── 電話番号とメールアドレスは必ず記載します。国際電話の場合は国番号（+81）付きで

予約管理システムを導入すれば、予約が入った時点で確認メールを自動送信できます。テンプレートに予約情報を差し込む形式なので、毎回手作業でメールを書く必要がなくなります。